La Universidad Politécnica de Cartagena (UPCT) ha incorporado Google Workspace for Education para facilitar a su comunidad universitaria el acceso institucional a las herramientas de inteligencia artificial de Google, principalmente Gemini y Gemini Notebook, que ofrecen nuevas posibilidades para la docencia, la investigación, el aprendizaje y la gestión universitaria.

Estos servicios están disponibles a través de las cuentas institucionales @upct.es, dentro de un entorno gestionado por la UPCT y con las garantías de privacidad y protección de datos aplicables a Google Workspace for Education.

Microsoft 365 continúa siendo la plataforma corporativa principal de la UPCT para el correo electrónico, el almacenamiento de archivos, la ofimática, la colaboración y las videoconferencias. La incorporación de Google Workspace tiene un carácter complementario, centrado en el acceso a herramientas de inteligencia artificial, y no supone una migración ni una sustitución de los servicios de Microsoft 365.

En esta página encontrarás información sobre los servicios disponibles, cómo acceder a ellos, sus condiciones y limitaciones de uso, así como recursos de formación y respuestas a las preguntas más frecuentes.

Si quieres conocer ya de un vistazo qué puedes hacer con estas herramientas y cómo inscribirte en la formación, visita la página de la Academia Gemini UPCT.

Contenido de esta página

• Formación y recursos
• Servicios disponibles: Gemini y Gemini Notebook
• Relación con Microsoft 365 y alcance del servicio
• Protección de datos y uso responsable
• Gestión de cuentas personales antiguas (@upct.es) y Google Workspace
• Preguntas frecuentes y soporte

Para facilitar el conocimiento y aprovechamiento de las herramientas de inteligencia artificial de Google, la UPCT pone a disposición de su comunidad universitaria actividades de formación y recursos de apoyo.

Academia Gemini UPCT

Como parte de la puesta en marcha del servicio, se han organizado sesiones de formación online dirigidas a los distintos colectivos de la comunidad universitaria: Personal Docente e Investigador (PDI), Personal Técnico, de Gestión y de Administración y Servicios (PTGAS) y estudiantes. Las sesiones tienen un enfoque práctico, con ejemplos de aplicación de Gemini y Gemini Notebook en las actividades universitarias.

• Miércoles 25 de noviembre de 2026, de 11:30 a 13:30 h. Sesión para PDI: "Optimiza la enseñanza y la investigación de la mano de la IA". Aplicaciones para la planificación docente, la elaboración de materiales educativos, el análisis de información y las tareas de investigación.
• Jueves 26 de noviembre de 2026, de 11:30 a 13:00 h. Sesión para estudiantes. Orientada al uso de Gemini y Gemini Notebook como apoyo al estudio y al aprendizaje. 
• Miércoles 2 de diciembre de 2026, de 11:30 a 13:30 h. Sesión para PTGAS: "IA aplicada para eficientizar la gestión universitaria". Aplicaciones para la redacción de documentos, el análisis de información, la gestión administrativa y la mejora de procesos.

Las sesiones son gratuitas, se realizan online y requieren inscripción con la cuenta institucional @upct.es. Las sesiones se grabarán, pero es necesario estar registrado ANTES en el servicio para poder acceder con posterioridad a la grabación y los materiales. 

Inscripción y programa:

• Inscripción a las sesiones de Academia Gemini UPCT.
• Programa, contenidos e información sobre la formación.

Este apartado se actualizará con nuevos recursos formativos, materiales de apoyo y, cuando estén disponibles, las grabaciones de las sesiones.

La UPCT facilita el acceso a dos herramientas principales de inteligencia artificial de Google, utilizando la cuenta institucional @upct.es, sin necesidad de contratar una suscripción individual. El resto de servicios de Google activados son servicios de apoyo: están habilitados porque Gemini y Gemini Notebook los necesitan o para usos concretos que se indican más abajo.

Gemini

Es el asistente de inteligencia artificial generativa de Google. Permite realizar consultas, generar y revisar textos, analizar documentos, resumir información, desarrollar ideas y ayudar en tareas relacionadas con la docencia, la investigación, el estudio y la gestión universitaria. También permite crear asistentes personalizados para tareas o necesidades específicas.

Pautas: verifica siempre las respuestas. No introduzcas información confidencial ni datos personales cuyo tratamiento no esté autorizado. No tiene integración con el correo electrónico.

Acceso: https://gemini.google.com/

Gemini Notebook

Es una herramienta de inteligencia artificial orientada al trabajo con fuentes documentales. Permite incorporar documentos, artículos, páginas web y otros materiales para realizar consultas sobre su contenido, obtener respuestas con referencias a las fuentes y generar resúmenes, guías de estudio y otros recursos. Resulta especialmente útil para estudiar, analizar bibliografía, trabajar con normativa o consultar conjuntos de documentos.

Acceso: https://notebook.google.com/

Pautas: verifica las respuestas y las referencias a las fuentes. Utiliza únicamente documentación cuyo tratamiento esté autorizado.

Las conversaciones, instrucciones y documentos que uses en ambas herramientas con tu cuenta @upct.es no se utilizan para entrenar los modelos de Google.

Servicios de apoyo

 Esta lista puede cambiar a medida que Google incorpore funcionalidades o la UPCT modifique la configuración del servicio.    

Nota sobre condiciones de uso. Al usar tu cuenta de la UPCT, Gemini, Gemini Notebook, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet y Sites son servicios principales de Google Workspace for Education, es decir, están cubiertos por el acuerdo de protección de datos institucional. AI Studio, Colab y Translate son servicios adicionales: se rigen por las condiciones generales de Google y no cuentan con esa cobertura. Úsalos solo con información pública o no sensible.

Límites de uso. Todos los servicios de Google incluidos en la licencia institucional están sujetos a cuotas y límites de uso: número de consultas, volumen de procesamiento, generación de contenidos multimedia, informes, almacenamiento, etc. Estos límites varían según el servicio y los establece y modifica Google, no la UPCT. Por lo general son inferiores a los de las suscripciones de pago de Google, y algunas prestaciones anunciadas para las versiones comerciales pueden no estar incluidas. Si alcanzas un límite, deberás esperar a que se restablezca la cuota correspondiente.

La incorporación de Google Workspace for Education tiene como objetivo principal facilitar el acceso a Gemini y Gemini Notebook. No supone un cambio en las herramientas corporativas de trabajo de la UPCT ni una migración de servicios desde Microsoft 365 a Google.

Microsoft 365 continúa siendo el entorno corporativo principal para el correo electrónico, el almacenamiento de documentos, la ofimática, la colaboración y las videoconferencias.

En particular:

• Correo electrónico: el correo institucional continúa prestándose a través de Microsoft 365 (Outlook). No se proporciona Gmail como servicio de correo de la UPCT.
• Almacenamiento de archivos: OneDrive y SharePoint siguen siendo las soluciones corporativas para almacenar y compartir documentos. Google Drive no se incorpora como repositorio alternativo ni como espacio auxiliar de almacenamiento institucional.
• Ofimática y colaboración: Word, Excel, PowerPoint y las demás herramientas de Microsoft 365 continúan siendo las aplicaciones de referencia para la creación y edición colaborativa de documentos.
• Videoconferencias: Microsoft Teams y las soluciones establecidas por la UPCT siguen siendo las herramientas de referencia para reuniones y videoconferencias institucionales. Google Meet no se incorpora como sustituto de estos servicios.

Algunas aplicaciones de Google Workspace, como Drive, Docs, Sheets, Slides o Meet, pueden aparecer disponibles al acceder con la cuenta institucional, ya que forman parte del entorno tecnológico de Google. Su disponibilidad no significa que la UPCT promueva su utilización como alternativa a los servicios corporativos existentes.

Cuando sea necesario utilizar documentos con Gemini o Notebook, podrán incorporarse a estas herramientas de acuerdo con las condiciones de uso y las normas de protección de datos de la UPCT, sin que ello implique trasladar los repositorios documentales corporativos a Google.

El acceso a Gemini y Notebook mediante la cuenta institucional de la UPCT se realiza dentro del entorno de Google Workspace for Education, que ofrece garantías de privacidad y protección de datos específicas para organizaciones educativas.

En particular, las conversaciones, instrucciones (prompts) y documentos utilizados con estas herramientas desde la cuenta institucional no se emplean para entrenar los modelos públicos de inteligencia artificial de Google, de acuerdo con las condiciones aplicables al servicio.

No obstante, estas garantías no significan que pueda introducirse cualquier tipo de información. El uso de estas herramientas debe respetar la normativa de protección de datos, las obligaciones de confidencialidad y las políticas de seguridad de la información de la UPCT.

Se recomienda seguir las siguientes pautas:

• Datos personales y documentación confidencial: no introducir información personal, sensible o confidencial cuando su tratamiento mediante estas herramientas no esté expresamente autorizado. En caso de duda, utilizar información anonimizada o ejemplos ficticios.
• Documentos institucionales: utilizar únicamente documentos e información para los que se disponga de los permisos necesarios, respetando las condiciones de acceso, uso y confidencialidad.
• Verificación de resultados: comprobar siempre las respuestas, los datos y las referencias generadas por la IA. Estas herramientas pueden producir información incorrecta, incompleta o inventada, incluso cuando trabajan con documentos proporcionados por el usuario.
• Responsabilidad: las decisiones académicas, administrativas o de investigación deben mantenerse bajo supervisión humana. El uso de herramientas de IA no sustituye la responsabilidad de quien elabora, revisa o utiliza sus resultados.

Se recomienda utilizar la cuenta institucional @upct.es en lugar de cuentas personales de Google para las actividades universitarias autorizadas, ya que las condiciones de protección de datos pueden ser diferentes.

¿Por qué Google me pide elegir entre «Cuenta personal» y «Cuenta de Workspace»?

Este mensaje aparece porque en su momento registraste una cuenta personal de Google utilizando una dirección de correo institucional (@upct.es) y la universidad ha desplegado ahora el entorno oficial de Google Workspace for Education. Al existir dos identidades con el mismo correo, Google detecta una cuenta en conflicto:

• Cuenta de Workspace: es la cuenta oficial de la UPCT, administrada institucionalmente.
• Cuenta personal: es la cuenta privada creada anteriormente por ti y ajena a la administración universitaria.

¿Cuál debo elegir al iniciar sesión?

• Selecciona «Cuenta de Workspace» para acceder a tus herramientas institucionales de la UPCT (como Gemini con licencia institucional).
• Selecciona «Cuenta personal» únicamente para acceder a los archivos que creaste antes del despliegue oficial y realizar el cambio de dirección y la extracción de datos.

¿Puede el CAU o la Unidad de Informática migrar mis archivos a la nueva cuenta?

No. La Universidad Politécnica de Cartagena no realiza la migración de datos alojados en cuentas personales previas, ni el CAU/soporte puede ofrecer asistencia técnica sobre archivos particulares, configuraciones o servicios asociados a estas cuentas. La custodia, extracción o reubicación de dicha información es responsabilidad exclusiva de cada usuario.

¿Voy a perder la información que tenía en mi cuenta personal antigua?

No se pierde información, pero debes desvincularla del correo @upct.es. Al entrar en la cuenta personal, Google te pedirá renombrarla asignándole una dirección técnica temporal hasta que le vincules una dirección de correo alternativa (por ejemplo, tu cuenta personal @gmail.com).

Recomendaciones para gestionar la cuenta antigua y trasladar datos

1. Renombrar la cuenta personal antigua: inicia sesión como «Cuenta personal» y sigue el asistente de Google para vincular una dirección de correo privada. Tus datos continuarán intactos en esa cuenta y la dirección @upct.es quedará liberada para el entorno oficial.
2. Trasladar archivos a la cuenta institucional:
   • Google Takeout: accede a takeout.google.com desde tu cuenta personal para descargar tus documentos e importar posteriormente a la cuenta UPCT solo aquello relativo a tu actividad académica o laboral.
   • Compartición directa: comparte las carpetas o documentos desde tu cuenta personal con tu dirección oficial @upct.es y realiza una copia en la cuenta corporativa.
3. Suscripciones y servicios vinculados: si utilizabas la cuenta para suscripciones externas, YouTube o Google Play, mantén activa la cuenta tras cambiarle el correo para no perder el acceso.

En este apartado encontrarás respuestas a las dudas más habituales sobre el acceso y la utilización de Gemini y Notebook con la cuenta institucional de la UPCT.

Aviso en Chrome: «Este perfil estará gestionado» . Qué significa y qué ve realmente la universidad

¿Por qué aparece este aviso?
Al iniciar sesión en Chrome con tu cuenta @upct.es, Chrome muestra este mensaje. Es un texto estándar de Google que aparece siempre que alguien entra con una cuenta de una organización (empresa, universidad, colegio), sea cual sea su configuración.

El mensaje enumera lo que una organización podría hacer en general. No describe la configuración de la UPCT.

Lo que dice el aviso y lo que ocurre en realidad:

• «La organización puede ver tus contraseñas»: No. El administrador no puede ver tus contraseñas en ningún caso, porque el Gestor de contraseñas de Google las guarda cifradas.
• «La organización puede ver tus marcadores e historial»: La sincronización de Chrome está desactivada en la UPCT, así que tus marcadores y tu historial no se guardan en tu cuenta. Se quedan en tu equipo.
• «La organización puede ver información del dispositivo»: Solo se refiere a datos técnicos (sistema operativo, versión del navegador, configuración) que se usan para la seguridad. Además, solo se recogen si se aplican políticas de gestión del navegador.
• «Afecta a todo tu navegador»: No. Solo afecta al perfil de Chrome de tu cuenta @upct.es. Los demás perfiles de Chrome, como el personal, quedan fuera.

¿Quién puede acceder a estos servicios?

Los servicios están dirigidos a la comunidad universitaria de la UPCT (estudiantes, PDI y PTGAS), utilizando las cuentas institucionales habilitadas para ello.

¿Cómo puedo acceder a Gemini y Notebook?

Accede a Gemini o Notebook e inicia sesión con tu cuenta institucional @upct.es. La autenticación se realiza mediante el sistema de identificación institucional de la UPCT, sin necesidad de crear una cuenta adicional.

¿Tengo que pagar o contratar alguna licencia?

No. Los servicios incluidos en la configuración institucional están disponibles sin coste individual adicional. No es necesario contratar suscripciones personales de Google.

¿Puedo utilizar Gmail con mi cuenta de la UPCT?

No. El correo electrónico institucional continúa prestándose mediante Microsoft 365 (Outlook). Gmail no forma parte de los servicios habilitados por la UPCT.

¿Debo utilizar Google Drive para guardar mis documentos?

No. OneDrive y SharePoint siguen siendo las plataformas corporativas de almacenamiento. Google Drive no se incorpora como repositorio alternativo ni como almacenamiento auxiliar. Google Drive se utiliza para acceder a documentos que se vayan a analizar con Gemini o Notebook, puedes incorporar archivos de acuerdo con las condiciones de uso y protección de datos aplicables.

¿Puedo utilizar documentos de OneDrive o SharePoint con Gemini o Notebook?

Sí, puedes descargar los documentos que estés autorizado a utilizar e incorporarlos a Gemini o Notebook, siempre que su contenido pueda tratarse mediante estas herramientas conforme a las normas de la UPCT. Esto no implica una integración automática con Microsoft 365 ni requiere trasladar tus repositorios documentales a Google.

¿Puedo introducir datos personales o información confidencial?

Únicamente cuando su tratamiento esté autorizado. Las garantías de privacidad del entorno institucional no implican una autorización general para introducir cualquier información personal, sensible o confidencial. En caso de duda, utiliza información anonimizada o consulta antes de incorporar los datos.

¿Dispongo de todas las funcionalidades anunciadas por Google?

No necesariamente. Las funcionalidades, modelos y límites de utilización dependen de la edición de Google Workspace for Education y de la configuración habilitada por la UPCT. Algunas prestaciones comerciales o premium pueden no estar disponibles. Puede consultar una comparativa de los productos y funcionalidades incluidas en las diferentes ediciones de Google for Education.

¿Dónde puedo comunicar una incidencia o solicitar ayuda?

Si tienes problemas para acceder a los servicios o necesitas asistencia técnica, puedes contactar con la Unidad de Informática de la UPCT a través de los canales habituales de soporte, incluyendo las extensiones 8999 y 8998.

¿Tienen límite de uso estas herramientas?

Sí. Cada servicio tiene cuotas de uso definidas por Google, que pueden cambiar con el tiempo y que suelen ser más reducidas que las de las versiones de pago. La UPCT no puede ampliarlas individualmente.